«Документы приходится ждать один, два, три и более месяцев»

«Документы приходится ждать один, два, три и более месяцев»

Исследователи и краеведы — о том, как работает Государственный архив республики после переезда основных хранилищ в село Столбище

На этой неделе журналисты посетили новое здание Государственного архива Татарстана в селе Столбище. Как рассказала председатель Госкомитета РТ по архивному делу Гульнара Габдрахманова, приезжать в него работающим с архивными документами не надо: по регламенту, в город в читальный зал на улице 8 Марта их привезут за два дня, а если документ небольшой, то отсканируют за четыре часа. Напомнила она и о письме недовольных переездом архива. «Реальное время» решило узнать, как обстоят дела у клиентов архива.

«После переезда работать с историческими документами работать стало практически невозможно»

— Во-первых, после переезда архива в Столбище доступ к оригиналам документов стал минимальным, — говорит активный пользователь архива, архитектор-реставратор Ольга Гринина. — После оформления заказа документы приходится ждать один, два, три и более месяцев. На сегодняшний день сотрудники архива решили исправить ситуацию, видимо, в результате большого интереса к их работе журналистов и руководства города, так как документы могут прийти и в течение месяца. Правда, последний мой заказ, сделанный в начале июля, пока не прислали. Возможно, потому что я не пишу жалобы, это мне недавно подсказали.

Электронные копии — это около 10—15% всего архива, говорит Гринина. Ее сфера интересов лежит в области исследования историко-градостроительного и архитектурного развития каркаса города Казани. Это не только планы и чертежи, но и, к примеру, судебные дела о муниципализации и демуниципализации, рассекреченные дела НКВД. Жалуется она, что долгое время отсутствовал удаленный доступ в ЕАИС РТ (Единой архивной информационной системе Республики Татарстан).

— В самом архиве ЕАИС часто подвисает, плохо загружаются и открываются документы. Можно ждать и секунду, и час, — продолжает Гринина. — Очень медленно выписывают квитанции. До переезда данный процесс занимал не более часа. Сейчас приходится ждать неделями. Правда, хочется отметить, что оплаченные копии документов мне высылали быстро, через один-два дня после оплаты. Подведу итог. После переезда работать с историческими документами работать стало практически невозможно. Помнится, в одной из статей, глава ГБУ ГА РТ назвала исследователей оскорбительным словом «шабашники», но это узкое понимание работы научных сотрудников, архитекторов, исследователей.

Гринина указывает, что ее историко-архивные исследования используются на градостроительных советах, влияя на решения по развитию утраченных или деградирующих кварталов, на сохранение и защиту объектов культурного наследия. А ситуация, которую создало руководство архива, блокирует доступ к компетентной и грамотной аналитике и оценке историко-градостроительной и архитектурной ситуации.

«Сам я получил заказанные в начале марта дела только на этой неделе»

Известный краевед, автор популярных исследований на тему казанской старины Рустам Ахунов, сам прислал в редакцию письмо на шесть страниц с комментариями к нашей статье и ситуации в целом:

— Плюсы (сладкие плюшки): видимо, с моей подачи (дал такую реплику) стали возвращаться к прежнему доковидному формату работы читального зала — без вышвыривания посетителей из читального зала в обеденный перерыв, — пишет Ахунов. — В текущем авральном режиме с этой недели дела начали поступать большим потоком. Но так до сих пор не всем пришли заказы, кто заказывал очень давно.

Из минусов Ахунов указывает тот факт, что работники читального зала работают в авральном режиме и явно перегружены заказами:

— Система отчетности по принятию-возврату дел стала для них более трудоемкой, но более бессмысленной. И расходует, в отличие от прежних времен, больше бумаги — ведь лес не наше богатство, а китайское, это понятно. Сложнее стало сдавать просмотренные дела под роспись.

Ахунов напоминает, что во времена директорства Людмилы Гороховой ряд ответственных сотрудниц предложили не возить дела машиной, а доставлять их из соседнего хранилища, для чего основные запасы и переехали в здание на улице Декабристов.

— Сейчас вернулись к этой порочной практике в гораздо более интенсивном режиме, — резюмирует Ахунов. Также его беспокоит, что в читальном зале не подобраться к розеткам, если пришел со своим ноутбуком, а многие делают выписки на него.

— Что касается молниеносной оцифровки — неоднократно беседовал с айтишниками архива, которые вынуждены признать, что не соблюдаются рекомендации Росархива по качественному сканированию. И важно, что большое число подключаемых к серверу абонентов реализуется только на java-скриптах. Java-скрипты работают медленно. Есть способы решения этой проблемы, но нужно иное оборудование, — говорит Ахунов.

Также исследователь отмечает, что среди его коллег есть те, кто с прошлого года не получил ни одного заказанного дела.

— Сам я получил заказанные в начале марта дела только на этой неделе. Поэтому большинству в читальном зале действительно нет смысла пребывать. Да и система ЕАИС, через которую смотрят оцифрованные описи фондов и сами оцифрованные дела, постоянно сбоит. В районах, как мне сообщают респонденты из числа исследователей с длительным опытом, ЕАИС вообще не открывается. Да и заточена она, как выяснилось, под браузер Internet Explorer, которым давно уже мало кто пользуется. Только в этом браузере пока предусмотрена возможность проверить символы заведенного пароля, который при вводе и там не отображается.

Габдрахманова в своем ответе краеведам и ученым отметила, что очень небольшое количество подписавших посещало архив.

— У любого исследователя должна оставаться потенциальная возможность эффективно пользоваться материалами архива, — говорит Ахунов. — Даже у тех, кто ранее не ходил. Кто там сличал подписи — неясно. Но знаю, что многие посетители просто не расписываются в журнале и до сих пор. В том числе научные работники. И я иногда забывал. И подпись у меня каждый раз разная. Но у меня собран материал, исполнено обилие моих заказов на фотокопирование дел, который невозможно набрать, не посещая читальный зал и не оставляя заявки и, собственно, не производя копирование своими средствами на платной основе.

«Чтобы найти шесть поколений своих предков, я просмотрела около 200 метрических книг»

Наш колумнист Татьяна Преображенская отмечает, что после переезда один читальный зал не только был оставлен на прежнем месте, но и благоустроен, в нем увеличилось число рабочих мест, оборудованных компьютерами. Работающие там сотрудники очень приветливы и готовы всегда помочь посетителям, указывает Преображенская.

— Что касается сроков выполнения заказов, то в связи с переездом заказы вообще долго не принимали (речь идет о документах дореволюционного периода), — продолжает исследовательница. — Можно было работать только с уже отсканированными ранее документами, которые составляют малую часть всего фонда. Лично у меня первый заказ приняли в начале июня, а документы (оригиналы) привезли только недавно, в начале августа. Будем надеяться, что такие задержки временны и связаны с проблемами устройства на новом месте, и мы дождемся фантастического проекта — доступа к электронной копии документа через 3 часа после заказа.

Подробно рассказала Преображенская о о дистанционном доступе к ЕАИС:

— В этом случае просмотр отсканированных документов платный, один лист — 60 копеек. Казалось бы, недорого. Но я, например, чтобы найти шесть поколений своих предков, просмотрела около 200 метрических книг (1724—1924 годы). В среднем каждая книга содержит 500—600 листов (а иногда более 1000), из которых исследователю нужны лишь 5—10 с метрическими записями нужного прихода. Таких записей в некоторых книгах может и не оказаться, покупаешь кота в мешке. Списка приходов нет не только в справочных пособиях архива, но часто и в самой метрической книге. Вот и посчитайте, сколько денег нужно потратить родоведу, который не может пользоваться читальным залом. А чаще всего это пенсионер, у которого наконец появилось свободное время заняться историей своей семьи.

ОбществоИсторияИнфраструктураТехнологииIT Татарстан

В Республике Татарстан завершен проект создания Единой архивной информационной системы

Корпорация ЭЛАР завершила проект создания Единой архивной информационной системы Республики Татарстан ЕАИС РТ) на базе АИС ЭЛАР-Архив. Впервые в России полностью автоматизирована передача на хранение в государственные и муниципальные архивы не только бумажных, но и электронных документов по истечении установленного срока. Благодаря инновационному решению автоматизирована вся архивная отрасль региона, включающая Государственный комитет, Государственный архив и 46 муниципальных архивов.

Проект начался в 2016 году и предполагал решение задачи по автоматической сдаче в электронном виде любых архивных документов, созданных в Единой межведомственной системе электронного документооборота РТ, которая действует с 2009 года и обеспечивает работу более 11 тысяч сотрудников и создание 8 тысяч новых документов и резолюций в день. «Прием на государственное хранение электронных документов и их использование в соответствии с нормами архивного законодательства сегодня, пожалуй, один из самых актуальных вопросов, который касается деятельности архивов и качества предоставления архивных услуг населению в целом, — говорит руководитель департамента по работе с архивами корпорации ЭЛАР, Александр Радченко. —  Уже сегодня многие организации и учреждения имеют электронные архивы, содержащие массивы документов исключительно в электронном виде и при этом имеющих юридическую силу, равнозначную бумажным оригиналам».

Кроме того, автоматизирована деятельность архивов в части оказания услуг физическим и юридическим лицам по выдаче справок и предоставлен доступ к фондам для исследований. ЕАИС РТ синхронизирована с порталом государственных услуг, т. е. каждый запрос граждан отображается в системе, а по желанию пользователей предусмотрено информирование о статусе обработки и уведомление о готовности необходимых документов с прикрепленной электронной копией. Автоматизация процесса позволила исключить ошибки, значительно сократить трудозатраты специалистов и время ожидания граждан по запросам документов.

Проект выполнен в рамках госпрограммы Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016−2020 годы» и является революционным для всей отрасли. В ближайшем будущем предполагается его развитие и внедрение новых технологии и сервисов в архивную деятельность. В частности, успешный проект планируется транслировать на другие регионы России, для этого в корпорации ЭЛАР разработан специальный программный интерфейс API), который позволит легко интегрировать АИС ЭЛАР-Архив с любой СЭД.