О нотариатеСтатья 4-1. Единая нотариальная информационная система

Для работы в ЕНИС нотариусу необходимо иметь ЭЦП физического лица.

Министр юстиции РК своим приказом от 30 апреля 2021 года утвердил Правила пользования Единой нотариальной информационной системой (ЕНИС), передает zakon.kz.

Для получения доступа к системе необходимо написать заявление в территориальную нотариальную палату (ТНП). После назначения сотрудника ТНП создает учетную запись в ЕНИС.

Основаниями для прекращения доступа к ЕНИС является:

• выход или исключение нотариуса из членства территориальной нотариальной палаты либо прекращения действия его лицензии;
• увольнение сотрудника территориального органа юстиции и нотариальной палаты и Республиканской нотариальной палаты.

Для прекращения доступа к ЕНИС по основаниям, указанным выше, пользователю необходимо направить заявление с приложением подтверждающих документов. На основании заявления сотрудник ТНП производит блокировку учетной записи пользователя.

Результатом выполнения процесса регистрации является формирование в базе данных ЕНИС учетной записи пользователя ЕНИС.

Для аутентификации в системе пользователю ЕНИС необходимо использовать ЭЦП.

При этом не допускается передача ЭЦП третьим лицам.

Кроме того, пользователям ЕНИС не допускается:

• работать под чужой учетной записью и ЭЦП;
• сообщать другим администраторам и пользователям ЕНИС пароль от ЭЦП;
• записывать пароль от ЭЦП на бумаге, в файле, электронной записной книжке и других носителях информации, в том числе на предметах;
• покидая рабочее место оставлять систему ЕНИС незаблокированной.

При использовании ЭЦП пользователь ЕНИС руководствуется требованиями:

• не сохранять и не передавать ЭЦП другим лицам;
• в случае утраты/компрометации пароля от ЭЦП необходимо производить отзыв ЭЦП;
• обеспечивать конфиденциальность и сохранность пароля ЭЦП.

По истечению календарного года со дня получения ЭЦП пользователю ЕНИС необходимо перевыпустить новую ЭЦП, в противном случае учетная запись будет заблокирована системой автоматически.

Приказ вводится в действие с 23 мая 2021 года.

1. Единой нотариальной информационной системой является информационная система, предназначенная для автоматизации процессов сбора, обработки сведений о нотариальной деятельности и обеспечения информационного взаимодействия.

2. В единую нотариальную информационную систему вносятся сведения о совершенных нотариальных действиях и иные сведения, предусмотренные настоящим Законом.

3. Сведения о совершении нотариальных действий и иные сведения, предусмотренные настоящим Законом, должны размещаться на временное хранение в нотариальном электронном репозитории и по истечении установленного срока должны быть переданы в нотариальный электронный архив.

4. Доступ к единой нотариальной информационной системе, помимо нотариусов, предоставляется лицам, уполномоченным в соответствии с законами Республики Казахстан.

Нотариусы и другие лица, которым доступ к сведениям, содержащимся в единой нотариальной информационной системе, предоставлен в соответствии с законами Республики Казахстан, и лица, осуществляющие сопровождение и системно-техническое обслуживание, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять сведения, содержащиеся в такой системе, за исключением случаев, установленных настоящим Законом и иными законами Республики Казахстан.

5. Защита сведений, содержащихся в единой нотариальной информационной системе, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

6. Правила пользования единой нотариальной информационной системой определяются Министерством юстиции Республики Казахстан по согласованию с уполномоченным органом в сфере информатизации и уполномоченным органом в сфере обеспечения информационной безопасности.

7. Единая нотариальная информационная система может применяться для сбора и анализа информации Республиканской нотариальной палатой, нотариальными палатами и Министерством юстиции Республики Казахстан.

8. Единая нотариальная информационная система передается в доверительное управление Республиканской нотариальной палате в порядке, установленном Законом Республики Казахстан “О государственном имуществе”.

Сноска. Закон дополнен статьей 4-1 в соответствии с Законом РК от 15.07.2010 № 337-IV (порядок введения в действие см. ст. 2); в редакции Закона РК от 15.02.2021 № 5-VII (порядок введения в действие см. ст. 2); с изменением, внесенным Законом РК от 09.06.2021 № 49-VII (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с пунктом 6 статьи 4-1 Закона Республики Казахстан “О нотариате” ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила пользования Единой нотариальной информационной системой согласно приложению к настоящему приказу.

2. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего Вице-министра юстиции Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечению десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

СогласованоМинистерство цифрового развития,инноваций и аэрокосмическойпромышленностиРеспублики Казахстан______________________

Правила пользования Единой нотариальной информационной системой

1. Настоящие Правила пользования Единой нотариальной информационной системе (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 6 статьи 4-1 Закона Республики Казахстан “О нотариате” и определяют порядок пользования к Единой нотариальной информационной системе (далее по тексту – ЕНИС).

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) доступ – мероприятия по созданию учетной записи в ЕНИС.

2) пользователь ЕНИС – нотариусы Республики Казахстан, сотрудники территориальных органов юстиции, нотариальных палат и Республиканской нотариальной палаты, зарегистрированные в системе ЕНИС для выполнения конкретных функций;

3) учетная запись – информация о пользователе ЕНИС: имя пользователя, права доступа к ресурсам при работе с ЕНИС;

4) электронно – цифровая подпись (далее – ЭЦП) – набор электронных цифровых символов, созданных средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;

Глава 2. Порядок пользования ЕНИС

3. Для работы в ЕНИС пользователю необходимо иметь ЭЦП физического лица.

4. Пользователю для получения доступа к ЕНИС необходимо написать заявление в территориальную нотариальную палаты (далее-ТНП). После назначения сотрудника ТНП создает учетную запись в ЕНИС.

5. Основаниями для прекращения доступа к ЕНИС является:

1) выход или исключение нотариуса из членства территориальной нотариальной палаты либо прекращения действия его лицензии;

2) увольнение сотрудника территориального органа юстиции и нотариальной палаты и Республиканской нотариальной палаты.

6. Для прекращения доступа к ЕНИС по основаниям, указанным в пункте 5 Правил, пользователю необходимо направить заявление с приложением подтверждающих документов. На основании заявления сотрудник ТНП производит блокировку учетной записи пользователя.

7. Результатом выполнения процесса регистрации является формирование в базе данных ЕНИС учетной записи пользователя ЕНИС.

8. Для аутентификации в системе пользователю ЕНИС необходимо использовать ЭЦП.

9. Не допускается передача ЭЦП третьим лицам.

10. Пользователям ЕНИС не допускается:

1) работать под чужой учетной записью и ЭЦП;

2) сообщать другим администраторам и пользователям ЕНИС пароль от ЭЦП;

3) записывать пароль от ЭЦП на бумаге, в файле, электронной записной книжке и других носителях информации, в том числе на предметах;

4) покидая рабочее место оставлять систему ЕНИС незаблокированной.

11. При использовании ЭЦП пользователь ЕНИС руководствуется требованиями:

1) не сохранять и не передавать ЭЦП другим лицам;

2) в случае утраты/компрометации пароля от ЭЦП необходимо производить отзыв ЭЦП в соответствии с Правилами выдачи, хранения, отзыва регистрационных свидетельств и подтверждения принадлежности и действительности открытого ключа электронной цифровой подписи корневым удостоверяющим центром Республики Казахстан, удостоверяющим центром государственных органов и национальным удостоверяющим центром Республики Казахстан, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 26 июня 2015 года № 727 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 16 октября 2015 года № 12181);

3) обеспечивать конфиденциальность и сохранность пароля ЭЦП.

12. По истечению календарного года со дня получения ЭЦП, пользователю ЕНИС необходимо перевыпустить новую ЭЦП, в противном случае учетная запись будет заблокирована системой автоматически.

Если Вы обнаружили на странице ошибку, выделите мышью слово или фразу и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter

В статье рассматривается вопрос организации и внедрения в Республике Казахстан Единой нотариальной информационной системы в Казахстане (далее ЕНИС) в работе казахстанского нотариата и о том, что ЕНИС вносит свой вклад в совершенствование единой государственной базы данных.

Нотариальная деятельность это совершение нотариусом нотариальных действий, предусмотренных Законом РК «О нотариате» и иными законодательными актами Республики Казахстан. Основанием для разработки проекта «Единая нотариальная информационная система «Е-нотариат» (Е-нотариат) послужила Программа развития «электронного правительства» Республики Казахстан на 2008 2010 годы.

13 августа 2010 года введен в действие Закон Республики Казахстан «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам развития «электронного правительства», согласно которому регистрация нотариальных действий будет производиться в электронном реестре Единой нотариальной информационной системы (ЕНИС).

Функциональные возможности ЕНИС

• 6 мая 2009 года подписан 5-и сторонний Меморандум о взаимодействии и сотрудничестве в рамах проекта по созданию и внедрению «Единой нотариальной информационной системы»
• 4 августа 2009 года утверждено Техническое задание ЕНИС
• С 1 декабря 2009 года ЕНИС введен в опытную эксплуатацию в пилотном регионе городе Астана.
• 15 июля 2010 года подписан Закон РК № 437-IV “О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты РК по вопросам развития «электронного правительства», в том числе в Закон «О нотариате»
• С 1 октября 2010 года ЕНИС запущен в эксплуатацию по всей территории Республики Казахстан.

Цели проекта: обеспечение эффективной работы нотариусов и их взаимодействия с нотариальными палатами, МЮ РК; обеспечение населения качественными, правовыми нотариальными услугами; формирование своевременной и достоверной отчетности о нотариальных действиях.

В рамках указанного Закона нотариусам предоставляется доступ к Государственным информационным системам, таким как, «Регистр недвижимости», «Юридические лица», «Физические лица», «ЗАГС».

Необходимость создания ЕНИС заключается в ряде преимуществ как для нотариусов и населения, так и для контролирующих органов. В частности, использование ЕНИС позволит:

• пресечь экономическую преступность, предотвратить мошенничество и нарушение нотариусами, физическими и юридическими лицами законодательства при совершении нотариальных сделок;
• формировать статистические отчеты в автоматизированном режиме;
• нотариусам получить достоверную и актуальную информацию о физических, юридических лицах, об их движимом и недвижимом имуществе, а также земельных участках, проверить действительность документов;
• сэкономить время за счет получения нотариальных услуг в электронном формате, защитить от мошеннических действий, в частности фактов подделки документов и незаконного отчуждения движимого и недвижимого имущества.

При этом, принцип конфиденциальности при работе в ЕНИС аналогичен работе при обработке документов вручную. Вводимая информация является закрытой и недоступна для других нотариусов и пользователей системы. При подписании нотариусом документа Электронной цифровой подписью записи шифруются и попадают в «хранилище данных». Защита от несанкционированного доступа обеспечивается за счет сертификатов Национального удостоверяющего центра, авторизация и доступ к данным системы осуществляется только по предоставлению ЭЦП пользователя и персонального пароля. Наряду с этим, в ЕНИС производится только регистрация нотариальных действий, но не вносится содержание самого документа. При таких обстоятельствах, тайна совершения нотариальных действий, предусмотренная Законом «О нотариате» не нарушается.

Нотариусы, пользующиеся системой, получают возможность

• получать информационную поддержку государственных баз данных за счет автоматического ввода данных по физическим лицам, юридическим лицам и по недвижимости, что обеспечивает сокращение рисков совершения мошеннических сделок;
• осуществлять сквозную проверку завещаний, наследственных дел, что исключает возможность создания двух и более завещаний от одного и того же завещателя;
• вести центральный реестр нотариальных действий, что обеспечивает более надежное хранение и быстрый поиск необходимых данных в реестре;
• пользоваться единой базой обременений, что позволяет предотвращать мошеннические сделки с движимым и недвижимым имуществом;
• формировать отчеты для предоставления в нотариальные палаты в автоматическом виде.

Е-нотариат позволяет нотариусам формировать своевременную и достоверную отчетность нотариальных действиях и упрощает процесс координации и мониторинга деятельности нотариусов сотрудниками органов юстиции. Данная система обладает рядом преимуществ, оптимизирующих бизнес-процессы.Граждане, обратившиеся к нотариусу, использующему Енотариат, могут быть уверенны в легитимности совершаемой сделки.

Литература

В соответствии с пунктом 2 статьи 4-2 Закона Республики Казахстан от 19 июля 1997 года “О нотариате”, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила ведения реестров единой нотариальной информационной системы согласно приложению к приказу.

Правила ведения реестров единой нотариальной информационной системы

1. Настоящие Правила ведения реестров единой нотариальной информационной системы (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 4-2 Закона Республики Казахстан от 14 июля 1997 года “О нотариате” (далее – Закон).

2. Правила устанавливают единые требования к ведению реестров Единой нотариальной информационной системы (далее – ЕНИС) и распространяются на электронный реестр нотариальных действий, реестр наследственных дел, реестр учета завещаний (далее – электронные реестры ЕНИС).

3. Ведение электронных реестров ЕНИС включает в себя внесение в них сведений, обеспечение нотариальной тайны в отношении сведений, включенных в электронные реестры, предоставление сведений из этих реестров.

4. Возможность регистрации нотариальных действий в электронных реестрах ЕНИС блокируется путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основания):

для частных нотариусов при прекращении, приостановлении действия лицензии или приостановлении, выходе либо исключении из членства в нотариальной палате – Республиканской нотариальной палатой;

для государственного нотариуса при увольнении или нахождения в отпуске.

Электронные реестры ЕНИС частного нотариуса разблокируются Республиканской нотариальной палатой при восстановлении действия лицензии либо восстановлении членства в нотариальной палате, либо подачи заявления о выходе на работу из отпуска.

Электронные реестры ЕНИС государственного нотариуса разблокируются Министерством юстиции Республики Казахстан при подаче заявления о выходе на работу из отпуска.

6. В случае остановки работы ЕНИС нотариус составляет акт о невозможности работы ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

Нотариус после устранения причин остановки работы ЕНИС заносит сведения о совершенных нотариальных действиях в электронные реестры ЕНИС не позднее следующего рабочего дня с момента восстановления работы ЕНИС.

7. Сведения, включенные в электронные реестры ЕНИС, подлежат хранению в ЕНИС в течение сроков, предусмотренных Примерной номенклатурой дел в соответствии с Правилами по нотариальному делопроизводству, утвержденных приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 7445).

8. Использование нотариусом сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.

Глава 2. Порядок ведения электронного реестра нотариальных действий

9. В соответствии со статьей 49 Закона все нотариальные действия регистрируются в электронном реестре нотариальных действий. Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер.

10. Нотариус имеет один электронный реестр нотариальных действий.

11. Нотариус вносит сведения о совершенных нотариальных действиях в электронный реестр нотариальных действий незамедлительно после совершения нотариального действия.

12. Регистрация нотариального действия в электронном реестре нотариальных действий осуществляется посредством внесения сведений в реестр по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

13. Орфографические, грамматические или технические поправки и ошибки в электронном реестре нотариальных действий оговариваются в графе “Примечание”.

Ошибочно внесенное нотариальное действие в электронный реестр нотариальных действий отменяется не позднее двадцати четырех часов с момента регистрации нотариального действия, за исключением праздничных и выходных дней.

14. Нотариус делает отметку в электронном реестре нотариальных действий об отмене выданной доверенности, либо отказе от нее.

15. Нотариус присоединяет электронный образ (электронную версию) в формате ЕНИС нотариального документа на бумажном носителе при регистрации в электронном реестре нотариальных действий по удостоверению доверенности.

16. При признании сделки недействительной согласно вступившему в законную силу решению суда, нотариус, в делах которого хранится сделка, делает отметку об этом в электронном реестре регистрации нотариальных действий.

Глава 3. Порядок ведения реестра наследственных дел

17. Основанием для включения сведений в реестр наследственных дел является получение нотариусом заявления, свидетельствующего об открытии наследства (о выдаче свидетельства о праве на наследство, о принятии наследства, об отказе от наследства).

18. До принятия заявления свидетельствующего об открытии наследства нотариус проверяет наличие совпадений сведений по наследственному делу в реестре наследственных дел по следующим признакам: фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя, дата смерти. При наличии совпадений лицу, обратившемуся с заявлением об открытии наследства, разъясняется о необходимости подачи такого заявления нотариусу, у которого открыто наследственное дело.

19. Сведения об открытии наследства вносятся частным нотариусом в реестр наследственных дел не позднее следующего рабочего дня после поступления соответствующих заявлений по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

В случае остановки работы ЕНИС сведения об открытии наследства вносятся в реестр наследственных дел в соответствии с пунктом 6 настоящего Правила.

20. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Реестре наследственных дел, и года заведения наследственного дела: “20/2021, где 20 – порядковый номер наследственного дела в соответствии с регистрацией в Реестре наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2021 – год заведения наследственного дела”.

21. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в реестре наследственных дел регистрируются все поступившие к наследственному делу заявления.

При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются в реестре наследственных дел. При этом в графе 2 реестра наследственных дел проставляется номер наследственного дела, к которому поступило заявление (документ) по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

Глава 4. Порядок ведения реестра учета завещаний

22. Основанием для включения сведений в реестр учета завещаний является удостоверение завещания частным нотариусом.

23. Сведения об удостоверении завещания вносятся частным нотариусом в реестр учета завещаний незамедлительно после удостоверения завещания по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

24. Принятые нотариусом секретные завещания регистрируются в реестре учета завещаний и электронном реестре нотариальных действий с пометкой “секретное”. После вскрытия секретного завещания в реестре учета завещаний проставляется отметка о дате вскрытия завещания.

25. В случае отмены либо изменения завещания нотариус делает отметку в реестре учета завещаний и электронном реестре нотариальных действий об отмене либо изменении завещания.

Глава 5. Предоставление сведений о нотариальном действии

26. Нотариус представляет сведения из электронного реестра нотариальных действий о совершенных им нотариальных действиях в случаях, предусмотренных пунктом 6 статьи 3 Закона, в виде выписки из электронного реестра нотариальных действий по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

27. Нотариус получает сведения, содержащиеся в электронном реестре нотариальных действий, необходимые для совершения нотариального действия или проверки действительности нотариального документа по запросу, поданному через ЕНИС.

Сведения необходимые нотариусу представляются в автоматизированном режиме с использованием средств ЕНИС по запросу, поданному нотариусом через ЕНИС, с обязательным указанием в нем сведений о совершенном нотариальном действии, в том числе:

регистрационного номера нотариального действия в электронном реестре нотариальных действий;

даты совершения нотариального действия;

вида нотариального действия;

сведений о лице, совершившем нотариальное действие;

отметки о необходимости представления электронного образа нотариально оформленного документа – для случаев, предусмотренных пунктом 15 настоящих Правил.

Акт о невозможности работы ЕНИС

_____________________________________________________________________ фамилия имя отчество (при наличии) частного нотариуса, дата и номер лицензии Дата___________________ _____________________________ (место составления) Я, (частный или государственный) нотариус (фамилия имя отчество (при наличии), составил(-а) настоящий акт о невозможности работы ЕНИС по причине __________________________________________________________________________                   (указать причину невозможности работы ЕНИС)Начало остановки работы ЕНИС “___”________20__г. время “__” ч.____ минутНачало работы ЕНИС “___”________20__г. время “__” ч._____ минут

Нотариус:____________________________________________________________ (фамилия имя отчество (при наличии), подпись частного или государственного нотариуса)

Примечание. Нотариус в: графе 2 – указывает дату заполнения электронного реестра нотариальных действий;

в графе 3 – указывает дату совершения нотариального действия.

Реестр наследственных дел

В графе 1 указывается дата заполнения реестра наследственных дел.

В графе 2 проставляется порядковый номер зарегистрированного наследственного дела, к которому поступило первое заявление, послужившее основанием для начала производства по делу.

В графе 3 указывается дата поступления заявления.

В графе 4 указываются данные о наследодателе: фамилия, имя, отчество (при наличии).

В графе 5 указывается дата смерти наследодателя.

В графе 6 указываются данные о наследнике: фамилия, имя, отчество (при наличии). Если документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, получен нотариусом через представителя, в этой графе помимо фамилии, имени, отчества (при наличии) наследника указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) законного или уполномоченного представителя, непосредственно предоставившего документы нотариусу от имени наследника.

В графе 7 указывается дата выдачи свидетельства о праве на наследство.